Wednesday, January 30, 2013

Makalah Informatika Manajemen Apotek












  
MAKALAH

SISTEM INFORMASI MANAGEMENT (SIM) DIAPOTEK RUMAH SAKIT SANTOSA






Disusun Oleh
Alfredo Kristian Goldie
Lisbeth Berniat Gulo
Maya Agustina Affandi
Puji Astuti










SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN SANTO BORROMEUS
BANDUNG
2013

------------------------------------------------------------------------------------------------------------
BAB I
PENDAHULUAN
1.1       Latar Belakang
Teknologi informasi dan komunikasi sudah menjadi bagian penting dari penyelenggaraan kesehatan di Indonesia. Beberapa institusi kesehatan seperti rumah sakit, klinik, laboratorium dan bahkan puskesmas dan dinas kesehatan sudah banyak yang mengadopsi teknologi ini. Tidak hanya untuk meningkatkan efektifitas pelayanan, aksesibilitas terhadap data kesehatan dan peningkatan efisiensi, teknologi informasi juga akan sangat membantu untuk monitoring dan evaluasi program kesehatan, surveilans penyakit dan tentunya penelitian.
Apotek sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada laba, selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu apotek itu dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif.
Pencatatan yang manual yang masih sangat menyulitkan tenaga manusia untuk mendata aktifitas yang terjadi didalam sebuah apotek. Oleh sebab itu, maka perlu dilakukan perbaikan dalam pengelolaan sebuah sistem pengolahan data dan penyusunan laporan. Perbaikan yang akan dilakukan yaitu membuat sistem pencatatan yang manual dengan menggunakan sistem yang berbasis komputer, baik dari segi pendataan barang persediaan, pencatatan data transaksi, proses pembuatan laporan dan proses yang lainnya yang berhubungan dengan aktivitas pada apotek yang bersangkutan. Dengan adanya sebuah aplikasi sistem informasi Pengolahan Data dan Penyusunan Laporan pada Apotek yang akan dibuat ini, maka sistem informasi Apotek akan dapat dikelola dengan lebih baik lagi.
Untuk menanggulangi masalah-masalah tersebut, perlu dirancang sebuah sistem informasi dan aplikasi database yang dapat menampung data dalam jumlah banyak sehingga apabila dilakukan pengaksesan terhadap suatu data melalui proses aplikasi yang dibangun akan lebih memudahkan pengguna untuk memperoleh suatu informasi.

1.2     Tujuan Penulisan
          Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memberikan penjelasan tentang informatika farmasi serta memberikan gambaran tentang system informasi management (SIM) di apotek sehingga :
1. Memudahkan mengetahui jumlah persediaan obat di apotik.
2. Memudahkan pencarian data-data obat.
3. Memudahkan dalam pengambilan keputusan dalam pemesanan obat

1.3     Rumusan Masalah
          Rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
1.        Apakah yang dimaksud dengan informatika farmasi dan manfaat dari informatika farmasi bagi pelayanan kefarmasian
2.        Sistem informasi seperti apa yang dapat diterapkan di apotek untuk menyelesaikan kendala-kendala seperti :
-       Pencatatan data-data master (data supplier, konsumen, dokter, obat) dan data transaksi yang masih menggunakan cara manual kurang efektif dan rentan terhadap kesalahan penulisan dan perhitungan.
-       Perbaikan data yang kurang efektif apabila terjadi kesalahan penulisan pada sistem yang tidak terkomputerisasi.
-       Tempat penyimpanan yang tidak terkomputerisasi.
-       Penyusunan laporan data master dan data transaksi yang kurang efektif dan efisien dengan menggunakan cara manual.
-       Pencarian data-data menjadi tidak efektif karena data-data tidak terkomputerisasi.
3.        Bagaimana menerapkan system informasi pada pelayanan kesehatan khususnya di apotek untuk mendukung pelayanan kefarmasian diapotek.

BAB II
INFORMATIKA FARMASI
Tinjauan Tentang Sistem Informasi Management (SIM) Apotek
2.1       Sistem Informasi
Sistem pada umumnya mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai. Sistem memiliki beberapa komponen yaitu:
a)  batas sistem (boundary)
b)  lingkungan luar sistem (environment)
c)  penghubung sistem (interface)
d)  masukan sistem (input)
e)  keluaran sistem (output)
f)  pengolah sistem (process)
g)  sasaran sistem.
Dalam mempelajari sistem kita harus mempelajari informasi, pasalnya suatu sistem yang kurang mendapatkan suatu informasi akan menjadi ketinggalan zaman/tidak bertahan lama. Informasi dapat berupa data mentah, data tersusun dan sebagainya, dimana data adalah suatu kenyataan yang bermanfaat menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata.
Jadi, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.

2.2     Informatika Farmasi
2.2.1  Pengertian Informatika Farmasi
Informatika farmasi (Pharmacy informatics) adalah realisasi informatika untuk farmasi dan kegiatannya agar efektif biaya dalam pemanfaatan sistem informasi dan perangkat teknologi,. Informatika farmasi bertujuan menyediakan informasi yang cepat dan handal tentang terapi obat yang mampu membantu pasien dalam proses penyembuhannya.
Kunci  Informatika Farmasi adalah memastikan bahwa komunikasi mudah diakses bagi penyedia layanan kesehatan, apoteker, dan pasien sehingga mereka semua dapat bekerja sama untuk kepentingan pasien. Dokter, perawat, pekerja rumah sakit, dan profesional kesehatan lainnya harus mampu untuk mengakses catatan yang relevan dan informasi pasien dengan mudah, sementara apoteker perlu tahu persis apa obat yang sedang diresepkan untuk pelanggan dan apakah ada bahaya bahwa resep baru akan menyebabkan interaksi dengan obat lain yang buruk. Pasien, tentu saja, harus dapat menerima dengan mudah mengikuti petunjuk tentang bagaimana mereka harus menangani pemulihan mereka dan apa efek samping obat-obatan yang mereka mungkin alami.
2.2.2  Manfaat Informatika Farmasi
          Teknologi ini akan membantu dalam mendukung, merampingkan, meningkatkan alur kerja, dan meningkatkan keselamatan pasien. Dengan menggunakan kemajuan teknologi informasi dan perangkat keras komputer dan perangkat lunak, informatika farmasi mampu memberikan metode pembiayaan yang efektif untuk apotek dan rumah sakit untuk berkomunikasi dengan mudah dan menciptakan kerangka kerja yang maju dimana merekan dapat lebih memenuhi kebutuhan masyarakat pada umumnya.
Pelaksanaan informatika farmasi dapat membantu praktisi farmasi dalam beberapa cara. Baik desain sistem dan manajemen database dapat merampingkan proses sehingga personil yang digunakan lebih efisien dan informasi yang tersedia secara tepat waktu. Contoh proses tersebut meliputi:   
1.         Entry order dan verifikasi
2.         Catatan administrasi obat yang jelas, berguna, dan akurat
3.         Laporan evaluasi penggunaan obat
4.         Menempatkan pesanan pembelian
5.         Pelacakan inventaris
6.         Mengakses informasi klinis seperti laporan laboratorium dan rincian interaksi obat

Selain itu masih ada sejumlah manfaat menggunakan informatika farmasi, yaitu:
1.         Meningkatkan komunikasi antara apoteker, dokter dan tenaga kesehatan lainnya, dan pasien.
2.         Mampu meningkatkan kecepatan diagnosis dan memeriksa interaksi obat mungkin atau alergi sebelum resep diisi,
3.         Informatika farmasi memungkinkan pasien untuk memiliki pemahaman yang lebih baik dari obat-obatan yang mereka diberikan dan memungkinkan mereka menjadi aset penting dalam pengobatan penyakit mereka sendiri.
4.         Apoteker juga mungkin dapat membantu dokter dan orang lain dalam menemukan resep yang tepat untuk kondisi tertentu, yang dapat mengurangi kebutuhan untuk beberapa kunjungan ke kantor dokter untuk menerima diagnosa yang tepat dan pengobatan. Hal ini, dikombinasikan dengan biaya rendah obat generik, dapat sangat mengurangi biaya bagi pasien.
2.3     Sistem Informasi Farmasi
Sistem informasi farmasi adalah sebuah sistem yang diorganisir untuk pengumpulan, pengolahan, pelaporan, dan penggunaan informasi untuk pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari pengumpulan dokumen atau catatan farmasi. Formulir pelaporan dan laporan umpan balik atau laporan analisisa Sistem informasi farmasi dapat merupakan alat yang berguna untuk pengawasan, menyediakan data untuk memonitoring. Sistem informasi manajemen farmasi yang baik, efektif digunakan untuk pengolahan data, yang meliputi:
a.    Pengolahan data dengan meringkas data.
b.    Penyajian informasi dalam bentuk grafis, yang memudahkan pemahaman.
c.    Pemahaman informasi untuk mengidentifikasi kecenderungan dan masalah-masalah potensial.
d.    Langkah dalam merespon hasil baik positif maupun negatif.



2.3    Penerapan Sistem Informasi Farmasi  di Apotek
Salah satu contoh penerapan system informasi farmasi di apotek adalah menggunakan Sistem Informasi Management (SIM) Apotek, dimana program aplikasi yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000.
Sistem Informasi Manajemen Apotek merupakan sistem informasi pencatatan obat dan alat kesehatan di Apotek. Dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen Apotek alur obat mulai dari penerimaan, pencatatan di gudang obat dan penjualan ke pasien terekam dalam database sehingga stok opname dapat dilakukan secara otomatis dan real time.
SIM apotek dibuat untuk menangani bagian point of sales kasir dan inventori dari suatu apotek, yaitu dengan cara menyediakan kemampuan untuk menangani transaksi beli dan jual secara resep dan non resep. Juga untuk menyajikan laporan laporan sehingga keputusan yang diambil manajer lebih tepat sasaran. Sistem aplikasi ini dirancang untuk digunakan secara mudah baik dengan keyboard dan mouse atau dengan barcode scanner sebagai alat memasukkan data. Sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat.
Kelebihan – kelebihan yang diperoleh apotek dengan menggunakan SIM ini adalah :
Apotek dengan SIM
Apotek tanpa SIM
membutuhkan waktu yang lebih singkat dalam melayani transaksi pembayaran, karena SIM atau mesin kasir dapat menghitung secara automatis
Membutuhkan waktu lebih lama dalam melayani transaksi pembayaran, karena harus dihitung secara manual atau dengan kalkulator.
Pemantauan inventori / stok obat yang ada dapat dilakukan secara cepat
Memerlukan waktu untuk memantau inventori stok obat yang ada (stock opname).
Pengambilan keputusan yang lebih tepat sasaran, misalnya pemilihan produk / obat obat mana saja yang lebih diperbanyak karena dengan menggunakan laporan statistik, bisa diketahui produk / obat obat mana saja yang paling diminati masyarakat (paling laris).
Memerlukan waktu dalam pembuatan laporan – laporan, karena karyawan harus membuka kembali data-data yang ada, sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif.
Kemungkinan adanya data – data yang hilang karena tidak / lupa tercatat.
         Apotek dengan SIM                              Apotek tanpa SIM

      

Gambar 1. Inventory stok Obat     Gambar 2. Inventori stok obat tidak
                  lebih terpantau                                   terpantau

Laporan Standar SIM Apotek terdiri dari 25 macam laporan yaitu :
ü  Penjualan (informasi produk produk yang dijual di group per hari),
ü  Penjualan / Kategori
ü  Pembelian,
ü  Kredit Jatuh Tempo (untuk pembelian produk secara kredit),
ü  Keuntungan,
ü  Hutang,
ü  Piutang,
ü  Stok Reorder (untuk informasi produk produk yang harus di order ulang),
ü  Stok Opname (informasi produk produk yang dikurangi atau ditambahi secara manual saat stok opname),
ü  Produk Expired,
ü  Data Instansi,
ü  Data Dokter,
ü  Komisi Per Dokter,
ü  Komisi Per Obat (untuk komisi akan ada data bila di data produk diisikan persentase komisi yang harus diberikan kepada dokter yang memberikan resep produk tersebut),
ü  Pasien Per Dokter,
ü  Data Pelanggan,
ü  Data Supplier
ü  Data Produk
ü  Data Racikan
ü  Data Obat Sejenis
ü  Retur Penjualan
ü  Retur Pembelian
ü  Data Nilai Produk
ü  Penjualan Resep Tunai Dengan Data Nomor Resep
ü  Penjualan Resep Kredit (karyawan)Dengan Data Nomor Resep

Tools/ Fitur yang diterapkan dalam SIM apo
Merupakan fitur-fitur dari aplikasi untuk melihat aktivitas yang dikerjakan pada aplikasi atau untuk memaintenance aplikasi diantaranya adalah :
1.        Sekuriti, untuk memberi hak akses kepada pengguna, apakah dia hanya bisa menangani transaksi penjualan saja, pembelian saja, apakah bisa membuat laporan dll),
2.        Options, yaitu menu untuk setting applikasi, misal nomer invoice berikutnya, alamat apotik, persentase PPn dll,
3.        Aktivitas Pengguna, yaitu History login (pencatatan tanggal dan jam pemakaian applikasi oleh setiap pengguna),
4.        Histori Pembelian, baik secara transaksi (untuk melihat item item apa saja yang dibeli) maupun per-item (kapan saja item tersebut dibeli),
5.        Histori Penjualan baik secara transaksi maupun per-item,
6.        Histori Arus Barang, yaitu informasi mendetail mengenai keluar masuk item barang
7.        Histori Penghapusan Transaksi
8.        Histori Pemesanan, untuk melihat informasi pembuatan surat pemesanan ke supplier.
9.        Histori Perubahan Harga
10.    Stok Opname, yaitu penyesuaian jumlah produk yang dicatat dalam sistem dengan jumlah sebenarnya, baik penambahan maupun pengurangan),
11.    Stok Reorder, yaitu informasi mengenai produk produk mana saja yang harus di order ulang.
12.    Posisi Stok , yaitu semacam kartu stok yang akan menginfokan jumlah saat terjadi perubahan item baik pembelian, penjualan retur maupun stok opname.
13.    Layar Peringatan/Alert, yaitu informasi mengenai item yang akan kadaluarsa dan harus di tambah karena memiliki jumlah dibawah batas stok minimal

Beberapa Aplikasi yang diterapkan pada SIM apotek
1.    Backoffice
            Backoffice adalah salah satu bagian dari software Apotek yang berfungsi untuk melakukan tugas-tugas backoffice seperti : maintenance master data, pembelian, penjualan, kas/bank menajemen, laporan dan lain-lain.
            Secara garis besar backoffice terdiri dari :


Master
·      Obat / Non-Obat
·      Pasien
·      Dokter
·      Supplier/PBF
·      Pabrik
·      Kelas Terapi
·      Bahan Aktif
·      Satuan         

Pembelian
·      PO
·      Faktur Pembelian
·      Return Pembelian
·      Debit/Kredit Pembelian
·      Konsinyasi

Penjualan
·      Faktur Penjualan
·      Faktur Penjualan HNAP
·      Resep
·      Resep Sederhana
·      Return Penjualan
·      Debit/Kredit Penjualan

 Kas/Bank Manajemen
·      Kas/Bank Masuk
·      Kas/Bank Keluar
·      Sistem


Settings
·      Security BO
·      Security Kasir
 
·     Security Laporan
·      Pesan Otomatis (Exp. Date, Min Stock, Jatuh Tempo Hutang/Piutang) 


2. Outlet
            Outlet merupakan Aplikasi yang otoritas penggunanya hanya oleh Assiten Apoteker yang masing - masing telah di beri password untuk log-in, aplikasi ini digunakan untuk menunjang semua proses penginputan resep.

3. Elektronik resep ( E-Resep)
            Merupakan sistem peresepan secara elektronik yang terhubung langsung oleh internet jaringan lokal ke apotek yang bekerjasama dengan dokter yang bersangkutan, aplikasi ini juga telah digunakan beberapa apotek yang menerapkan SIM

4. Monitor waktu tunggu
            Merupakan penerapan sistem informasi kepada pasien dalam hal estimasi waktu pengerjaan resep, sehingga memudahkan pasien memantau lama waktu dalam mengantri resep.

5. Website
            Merupakan sarana untuk mempublikasikan profil apotek, menginformasikan penggunaan obat, dan merupakan daya saing dalam membuka pasar.


BAB III
PENUTUP
Kesimpulan yang diperoleh dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
1.        Sistem informasi farmasi adalah sebuah sistem yang diorganisir untuk pengumpulan, pengolahan, pelaporan, dan penggunaan informasi untuk pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari pengumpulan dokumen atau catatan farmasi
2.        Salah satu sistem informasi yang dapat diterapkan di apotek untuk mendukung pelayanan kefarmasian adalah Sistem Informasi Management (SIM) Apotek, yang dapat dibuat dengan program aplikasi Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000.
3.        Manfaat atau keuntungan penggunaan SIM apotek antara lain : pelayanan pembayaran di kasir tidak membutuhkan waktu lama, pemantauan inventory tidak membutuhkan waktu yang lama, serta memudahkan dalam pengambilan keputusan yang tepat.



REFERENSI :

Andrian, R dan A. Pratama. 2010.  Perancangan Dan Pembuatan Sistem Informasi Pada Apotek Diana Farma Kabupaten Klaten. Skripsi.


Sistem Informasi Management Apotek. 2012.

Widyatama, A, dkk. 2008. Deskripsi Analisa Penjualan pada Apotek Kimia Farma. Jurusan Manajemen Informatika Universitas Brawijaya.



{"secret_password":"28nrfebo3ddo3koh32cn","document_id":99106632,"is_private":true,"filename_base":"Untitled","filename_extension":"txt","access_key":"key-9ji1zzqvlqwoeix

No comments:

Post a Comment