MAKALAH
SISTEM
INFORMASI MANAGEMENT (SIM) DIAPOTEK RUMAH SAKIT SANTOSA
Disusun Oleh
Alfredo Kristian Goldie
Lisbeth Berniat Gulo
Maya Agustina Affandi
Puji Astuti
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
SANTO BORROMEUS
BANDUNG
2013
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi informasi dan
komunikasi sudah menjadi bagian penting dari penyelenggaraan kesehatan di
Indonesia. Beberapa institusi kesehatan seperti rumah sakit, klinik, laboratorium dan bahkan
puskesmas dan dinas kesehatan sudah banyak yang mengadopsi teknologi ini. Tidak
hanya untuk meningkatkan efektifitas pelayanan, aksesibilitas terhadap data
kesehatan dan peningkatan efisiensi, teknologi informasi juga akan sangat
membantu untuk monitoring dan evaluasi program kesehatan, surveilans penyakit
dan tentunya penelitian.
Apotek sebagai
organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada laba, selalu membutuhkan
sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data
untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu apotek itu dalam melakukan
perencanaan strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif.
Pencatatan yang manual yang masih sangat menyulitkan tenaga
manusia untuk mendata aktifitas yang terjadi didalam sebuah apotek. Oleh sebab
itu, maka perlu dilakukan perbaikan dalam pengelolaan sebuah sistem pengolahan
data dan penyusunan laporan. Perbaikan yang akan dilakukan yaitu membuat sistem
pencatatan yang manual dengan menggunakan sistem yang berbasis komputer, baik
dari segi pendataan barang persediaan, pencatatan data transaksi, proses
pembuatan laporan dan proses yang lainnya yang berhubungan dengan aktivitas
pada apotek yang bersangkutan. Dengan adanya sebuah aplikasi sistem informasi
Pengolahan Data dan Penyusunan Laporan pada Apotek yang akan dibuat ini, maka
sistem informasi Apotek akan dapat dikelola dengan lebih baik lagi.
Untuk menanggulangi
masalah-masalah tersebut, perlu dirancang sebuah sistem informasi dan aplikasi
database yang dapat menampung data dalam jumlah banyak sehingga apabila
dilakukan pengaksesan terhadap suatu data melalui proses aplikasi yang dibangun
akan lebih memudahkan pengguna untuk memperoleh suatu informasi.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan makalah ini adalah
untuk memberikan penjelasan tentang informatika farmasi serta memberikan
gambaran tentang system informasi management (SIM) di apotek sehingga :
1. Memudahkan
mengetahui jumlah persediaan obat di apotik.
2. Memudahkan
pencarian data-data obat.
3. Memudahkan
dalam pengambilan keputusan dalam pemesanan obat
1.3 Rumusan Masalah
Rumusan
masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
1.
Apakah
yang dimaksud dengan informatika farmasi dan manfaat dari informatika farmasi
bagi pelayanan kefarmasian
2.
Sistem
informasi seperti apa yang dapat diterapkan di apotek untuk menyelesaikan
kendala-kendala seperti :
- Pencatatan data-data master (data
supplier, konsumen, dokter, obat) dan data transaksi yang masih menggunakan
cara manual kurang efektif dan rentan terhadap kesalahan penulisan dan
perhitungan.
- Perbaikan data yang kurang efektif
apabila terjadi kesalahan penulisan pada sistem yang tidak terkomputerisasi.
- Tempat penyimpanan yang tidak
terkomputerisasi.
- Penyusunan laporan data master dan
data transaksi yang kurang efektif dan efisien dengan menggunakan cara manual.
- Pencarian data-data menjadi tidak
efektif karena data-data tidak terkomputerisasi.
3.
Bagaimana
menerapkan system informasi pada pelayanan kesehatan khususnya di apotek untuk
mendukung pelayanan kefarmasian diapotek.
BAB
II
INFORMATIKA
FARMASI
Tinjauan
Tentang Sistem Informasi Management (SIM) Apotek
2.1 Sistem Informasi
Sistem pada umumnya mempunyai beberapa
persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi
antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting
adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai. Sistem memiliki beberapa
komponen yaitu:
a)
batas sistem (boundary)
b) lingkungan luar sistem (environment)
c) penghubung sistem (interface)
d) masukan sistem (input)
e) keluaran sistem (output)
f) pengolah sistem (process)
g) sasaran sistem.
b) lingkungan luar sistem (environment)
c) penghubung sistem (interface)
d) masukan sistem (input)
e) keluaran sistem (output)
f) pengolah sistem (process)
g) sasaran sistem.
Dalam mempelajari sistem kita harus
mempelajari informasi, pasalnya suatu sistem yang kurang mendapatkan suatu
informasi akan menjadi ketinggalan zaman/tidak bertahan lama. Informasi dapat
berupa data mentah, data tersusun dan sebagainya, dimana data adalah suatu
kenyataan yang bermanfaat menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan
yang nyata.
Jadi, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang
diperlukan.
2.2 Informatika
Farmasi
2.2.1 Pengertian
Informatika Farmasi
Informatika farmasi
(Pharmacy informatics) adalah realisasi informatika untuk farmasi dan
kegiatannya agar efektif biaya dalam pemanfaatan sistem informasi dan perangkat
teknologi,. Informatika farmasi bertujuan menyediakan informasi yang cepat dan
handal tentang terapi obat yang mampu membantu pasien dalam proses
penyembuhannya.
Kunci
Informatika Farmasi adalah memastikan
bahwa komunikasi mudah diakses bagi penyedia layanan kesehatan, apoteker, dan
pasien sehingga mereka semua dapat bekerja sama untuk kepentingan pasien.
Dokter, perawat, pekerja rumah sakit, dan profesional kesehatan lainnya harus
mampu untuk mengakses catatan yang relevan dan informasi pasien dengan mudah,
sementara apoteker perlu tahu persis apa obat yang sedang diresepkan untuk pelanggan
dan apakah ada bahaya bahwa resep baru akan menyebabkan interaksi dengan obat
lain yang buruk. Pasien, tentu saja, harus dapat menerima dengan mudah mengikuti petunjuk tentang bagaimana mereka
harus menangani pemulihan mereka dan apa efek samping obat-obatan yang mereka
mungkin alami.
2.2.2 Manfaat
Informatika Farmasi
Teknologi ini akan membantu dalam mendukung,
merampingkan, meningkatkan alur kerja, dan meningkatkan keselamatan pasien.
Dengan menggunakan kemajuan teknologi informasi dan perangkat keras komputer
dan perangkat lunak, informatika farmasi mampu memberikan metode pembiayaan yang efektif
untuk apotek dan rumah sakit untuk berkomunikasi dengan mudah dan menciptakan
kerangka kerja yang maju dimana merekan dapat lebih memenuhi kebutuhan masyarakat
pada umumnya.
Pelaksanaan
informatika farmasi dapat membantu praktisi farmasi dalam beberapa cara. Baik
desain sistem dan manajemen database dapat merampingkan proses sehingga
personil yang digunakan lebih efisien dan informasi yang tersedia secara tepat
waktu. Contoh proses tersebut meliputi:
2.
Catatan
administrasi obat yang jelas,
berguna, dan akurat
3.
Laporan
evaluasi penggunaan obat
4.
Menempatkan
pesanan pembelian
5.
Pelacakan
inventaris
6.
Mengakses
informasi klinis seperti laporan laboratorium dan rincian interaksi obat
Selain itu masih ada sejumlah manfaat menggunakan informatika farmasi, yaitu:
1.
Meningkatkan
komunikasi antara apoteker, dokter dan tenaga kesehatan lainnya, dan pasien.
2.
Mampu
meningkatkan kecepatan diagnosis dan memeriksa interaksi obat mungkin atau
alergi sebelum resep diisi,
3.
Informatika
farmasi memungkinkan pasien
untuk memiliki pemahaman yang lebih baik dari obat-obatan yang mereka diberikan
dan memungkinkan mereka menjadi aset penting dalam pengobatan penyakit mereka
sendiri.
4.
Apoteker
juga mungkin dapat membantu dokter dan orang lain dalam menemukan resep yang
tepat untuk kondisi tertentu, yang dapat mengurangi kebutuhan untuk beberapa
kunjungan ke kantor dokter untuk menerima diagnosa yang tepat dan pengobatan.
Hal ini, dikombinasikan dengan biaya rendah obat generik, dapat sangat
mengurangi biaya bagi pasien.
2.3 Sistem
Informasi Farmasi
Sistem informasi farmasi adalah sebuah sistem yang
diorganisir untuk pengumpulan, pengolahan, pelaporan, dan penggunaan informasi
untuk pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari pengumpulan dokumen atau
catatan farmasi. Formulir pelaporan dan laporan umpan balik atau laporan
analisisa Sistem informasi farmasi dapat merupakan alat yang berguna untuk
pengawasan, menyediakan data untuk memonitoring. Sistem informasi manajemen
farmasi yang baik, efektif digunakan untuk pengolahan data, yang meliputi:
a. Pengolahan
data dengan meringkas data.
b. Penyajian
informasi dalam bentuk grafis, yang memudahkan pemahaman.
c. Pemahaman informasi untuk mengidentifikasi
kecenderungan dan masalah-masalah potensial.
d. Langkah
dalam merespon hasil baik positif maupun negatif.
2.3 Penerapan Sistem Informasi Farmasi di Apotek
Salah satu contoh penerapan system informasi farmasi
di apotek adalah menggunakan Sistem Informasi Management (SIM) Apotek, dimana
program aplikasi yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan Visual Basic
6.0 dan SQL Server 2000.
Sistem Informasi Manajemen Apotek merupakan sistem
informasi pencatatan obat dan alat kesehatan di Apotek. Dengan menggunakan
Sistem Informasi Manajemen Apotek alur obat mulai dari penerimaan, pencatatan
di gudang obat dan penjualan ke pasien terekam dalam database sehingga stok
opname dapat dilakukan secara otomatis dan real time.
SIM apotek dibuat untuk menangani bagian point of sales kasir dan inventori dari
suatu apotek, yaitu dengan cara menyediakan kemampuan untuk menangani transaksi
beli dan jual secara resep dan non resep. Juga untuk menyajikan laporan laporan
sehingga keputusan yang diambil manajer lebih tepat sasaran. Sistem aplikasi
ini dirancang untuk digunakan secara mudah baik dengan keyboard dan mouse atau
dengan barcode scanner sebagai alat memasukkan data. Sehingga pekerjaan dapat
diselesaikan dengan cepat.
Kelebihan – kelebihan yang diperoleh apotek dengan
menggunakan SIM ini adalah :
Apotek dengan SIM
|
Apotek tanpa SIM
|
membutuhkan
waktu yang lebih singkat dalam melayani transaksi pembayaran, karena SIM atau
mesin kasir dapat menghitung secara automatis
|
Membutuhkan
waktu lebih lama dalam melayani transaksi pembayaran, karena harus dihitung
secara manual atau dengan kalkulator.
|
Pemantauan
inventori / stok obat yang ada dapat dilakukan secara cepat
|
Memerlukan
waktu untuk memantau inventori stok obat yang ada (stock opname).
|
Pengambilan
keputusan yang lebih tepat sasaran, misalnya pemilihan produk / obat obat
mana saja yang lebih diperbanyak karena dengan menggunakan laporan statistik,
bisa diketahui produk / obat obat mana saja yang paling diminati masyarakat
(paling laris).
|
Memerlukan
waktu dalam pembuatan laporan – laporan, karena karyawan harus membuka
kembali data-data yang ada, sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif.
Kemungkinan
adanya data – data yang hilang karena tidak / lupa tercatat.
|
Apotek dengan SIM Apotek tanpa SIM
Gambar 1. Inventory stok Obat Gambar 2. Inventori stok obat tidak
lebih terpantau terpantau
Laporan Standar SIM Apotek terdiri
dari 25 macam laporan yaitu :
ü Penjualan
(informasi produk produk yang dijual di group per hari),
ü Penjualan
/ Kategori
ü Pembelian,
ü Kredit
Jatuh Tempo (untuk pembelian produk secara kredit),
ü Keuntungan,
ü Hutang,
ü Piutang,
ü Stok
Reorder (untuk informasi produk produk yang harus di order ulang),
ü Stok
Opname (informasi produk produk yang dikurangi atau ditambahi secara manual
saat stok opname),
ü Produk
Expired,
ü Data
Instansi,
ü Data
Dokter,
ü Komisi
Per Dokter,
ü Komisi
Per Obat (untuk komisi akan ada data bila di data produk diisikan persentase
komisi yang harus diberikan kepada dokter yang memberikan resep produk
tersebut),
ü Pasien
Per Dokter,
ü Data
Pelanggan,
ü Data
Supplier
ü Data
Produk
ü Data
Racikan
ü Data
Obat Sejenis
ü Retur
Penjualan
ü Retur
Pembelian
ü Data
Nilai Produk
ü Penjualan
Resep Tunai Dengan Data Nomor Resep
ü Penjualan
Resep Kredit (karyawan)Dengan Data Nomor Resep
Tools/ Fitur yang diterapkan dalam
SIM apo
Merupakan
fitur-fitur dari aplikasi untuk melihat aktivitas yang dikerjakan pada aplikasi
atau untuk memaintenance aplikasi diantaranya adalah :
1.
Sekuriti,
untuk memberi hak akses kepada pengguna, apakah dia hanya bisa menangani
transaksi penjualan saja, pembelian saja, apakah bisa membuat laporan dll),
2.
Options,
yaitu menu untuk setting applikasi, misal nomer invoice berikutnya, alamat
apotik, persentase PPn dll,
3.
Aktivitas
Pengguna, yaitu History login (pencatatan tanggal dan jam
pemakaian applikasi oleh setiap pengguna),
4.
Histori
Pembelian, baik secara transaksi (untuk melihat item item apa
saja yang dibeli) maupun per-item (kapan saja item tersebut dibeli),
5.
Histori
Penjualan baik secara transaksi maupun per-item,
6.
Histori
Arus Barang, yaitu informasi mendetail mengenai
keluar masuk item barang
7.
Histori
Penghapusan Transaksi
8.
Histori
Pemesanan, untuk melihat informasi pembuatan surat
pemesanan ke supplier.
9.
Histori
Perubahan Harga
10.
Stok
Opname, yaitu penyesuaian jumlah produk yang dicatat dalam
sistem dengan jumlah sebenarnya, baik penambahan maupun pengurangan),
11.
Stok
Reorder, yaitu informasi mengenai produk produk mana saja
yang harus di order ulang.
12.
Posisi
Stok
, yaitu semacam kartu stok yang akan menginfokan jumlah saat terjadi perubahan
item baik pembelian, penjualan retur maupun stok opname.
13.
Layar
Peringatan/Alert, yaitu informasi mengenai item yang
akan kadaluarsa dan harus di tambah karena memiliki jumlah dibawah batas stok
minimal
Beberapa
Aplikasi yang diterapkan pada SIM apotek
1. Backoffice
Backoffice adalah salah satu bagian dari
software Apotek yang berfungsi untuk melakukan tugas-tugas backoffice seperti :
maintenance master data, pembelian, penjualan, kas/bank menajemen, laporan dan
lain-lain.
Secara
garis besar backoffice terdiri dari :
Master
· Obat
/ Non-Obat
· Pasien
· Dokter
· Supplier/PBF
· Pabrik
· Kelas
Terapi
· Bahan
Aktif
· Satuan
Pembelian
· PO
· Faktur
Pembelian
· Return
Pembelian
· Debit/Kredit
Pembelian
· Konsinyasi
Penjualan
· Faktur
Penjualan
· Faktur
Penjualan HNAP
· Resep
· Resep
Sederhana
· Return
Penjualan
· Debit/Kredit
Penjualan
Kas/Bank
Manajemen
· Kas/Bank
Masuk
· Kas/Bank
Keluar
· Sistem
Settings
· Security
BO
· Security
Kasir
· Security
Laporan
· Pesan
Otomatis (Exp. Date, Min Stock, Jatuh Tempo Hutang/Piutang)
2. Outlet
Outlet
merupakan Aplikasi yang otoritas penggunanya hanya oleh Assiten Apoteker yang
masing - masing telah di beri password untuk log-in, aplikasi ini digunakan
untuk menunjang semua proses penginputan resep.
3. Elektronik
resep ( E-Resep)
Merupakan
sistem peresepan secara elektronik yang terhubung langsung oleh internet
jaringan lokal ke apotek yang bekerjasama dengan dokter yang bersangkutan, aplikasi
ini juga telah digunakan beberapa apotek yang menerapkan SIM
4. Monitor
waktu tunggu
Merupakan
penerapan sistem informasi kepada pasien dalam hal estimasi waktu pengerjaan
resep, sehingga memudahkan pasien memantau lama waktu dalam mengantri resep.
5. Website
Merupakan
sarana untuk mempublikasikan profil apotek, menginformasikan penggunaan obat,
dan merupakan daya saing dalam membuka pasar.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
yang diperoleh dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
1.
Sistem informasi farmasi adalah sebuah
sistem yang diorganisir untuk pengumpulan, pengolahan, pelaporan, dan
penggunaan informasi untuk pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari
pengumpulan dokumen atau catatan farmasi
2.
Salah satu sistem informasi yang dapat
diterapkan di apotek untuk mendukung pelayanan kefarmasian adalah Sistem
Informasi Management (SIM) Apotek, yang dapat dibuat dengan program aplikasi Visual
Basic 6.0 dan SQL Server 2000.
3.
Manfaat atau keuntungan penggunaan SIM
apotek antara lain : pelayanan pembayaran di kasir tidak membutuhkan waktu
lama, pemantauan inventory tidak membutuhkan waktu yang lama, serta memudahkan
dalam pengambilan keputusan yang tepat.
REFERENSI :
Andrian, R dan A. Pratama.
2010. Perancangan
Dan Pembuatan Sistem Informasi Pada Apotek Diana Farma Kabupaten Klaten. Skripsi.
Riswansyah.
2011. Informatika Farmasi; http://anitaningsih.blogspot.com/2011/12/informatika-farmasi.html
Sistem Informasi Management Apotek.
2012.
Widyatama, A, dkk. 2008. Deskripsi Analisa Penjualan pada Apotek
Kimia Farma. Jurusan Manajemen Informatika Universitas Brawijaya.
{"secret_password":"28nrfebo3ddo3koh32cn","document_id":99106632,"is_private":true,"filename_base":"Untitled","filename_extension":"txt","access_key":"key-9ji1zzqvlqwoeix